Legajo personal: ¿qué es? ¿para qué sirve?

El legajo de personal es un documento que contiene información laboral, legal e impositiva, acerca de cada uno de los empleados de una organización. 

Se abre cuando la persona ingresa a la organización y se va completando con información y documentación a medida que transcurre la relación laboral, hasta su finalización. Funciona como el “historial” del empleado dentro de esa estructura organizacional.

Debe contener, al menos, la siguiente información y documentación de cada empleado:

  • Fotocopia de DNI.
  • Constancia de CUIL.
  • Contrato de trabajo (si lo hubiere, por ejemplo, en contrato de plazo fijo. No es obligatorio en caso de Contrato por Tiempo Indeterminado).
  • Apto Médico del examen preocupacional.
  • Constancia de apertura de cuenta bancaria.
  • Ficha de empleado (con declaración Jurada de Domicilio actualizada).
  • Alta de AFIP del trabajador.
  • Alta afiliación del sindicato (si está en convenio).
  • Opción de obra social (en caso de corresponder).
  • Nota de entrega de credencial de ART y fotocopia carnet ART
  • Formulario Beneficiarios de su Seguro de vida.
  •  Recibos de sueldo ordenados en forma cronológica (de lo más nuevo a lo más antiguo).
  • Constancia de entrega de ropa de trabajo u otros elementos de trabajo (en caso de corresponder, por ejemplo: empleados depósito).
  • Notificación de vacaciones y otras novedades.
  • Sanciones aplicadas (apercibimientos, suspensiones, etc.), ordenados en forma cronológica (de lo más nuevo a lo más antiguo).
  • Certificados justificantes de ausencias (certificados médicos, de examen, ente otros).
  • Documentación vinculada al distracto de la relación laboral (según corresponda: telegrama de renuncia, Carta Documento de despido, etc)
  • Certificación de Servicios y Remuneraciones.
  • Certificado Trabajo Art. 80.

El legajo debe mantenerse completo, actualizado y ordenado en forma cronológica (de lo mas nuevo a lo mas antiguo). 

Los documentos que lo requieran deben encontrarse firmados por el empleado (recibo de sueldo, constancia de domicilio, sanciones, notificación de vacaciones, etc.), ya que de esta forma serán considerados válidos.

El legajo de personal es una herramienta muy útil ya que simplifica y optimiza el tiempo de trabajo, tanto para fines internos de la organización (licencias, vacaciones, sanciones, errores de gestión, etc.), como para fines externos (inspecciones, auditorías, cuestiones judiciales, etc).

Es recomendable que la información esté ordenada y archivada de forma tal que sea de fácil lectura, con bajo riesgo de pérdida o extravío de documentación y que se mantenga siempre la confidencialidad de la documentación.